Niedersächsisches Beamtengesetz mit Verwaltungsvorschriften: § 101 Personaldatenverarbeitung

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§ 101 Personaldatenverarbeitung

(1) Für die Verarbeitung personenbezogener Daten gelten die Bestimmungen des Niedersächsischen Datenschutzgesetzes (NDSG), soweit sich aus diesem Gesetz nichts Abweichendes ergibt.

(2) Daten über Bewerber sowie über Beamte, frühere Beamte und deren Hinterbliebenen dürfen nur verarbeitet werden, soweit dies zur Begründung, Durchführung, Beendigung oder Abwicklung des Dienstverhältnisses oder zur Durchführung organisatorischer, personeller und sozialer Maßnahmen, insbesondere auch zu Zwecken der Personalplanung und des Personaleinsatzes, erforderlich ist oder eine Rechtsvorschrift, eine Vereinbarung nach §81 des Niedersächsischen Personalvertretungsgesetzes oder eine Dienstvereinbarung dies vorsieht. Personenbezogene Einzelangaben, die gemäß §101a Abs.1 Satz 2 zur Personalakte gehören (Personalaktendaten), dürfen nur nach den für Personalaktendaten geltenden Vorschriften verarbeitet werden.

(3) Werden Feststellungen über die Eignung eines Bewerbers für ein Dienstverhältnis durch ärztliche oder psychologische Untersuchungen oder Tests getroffen, so darf die Einstellungsbehörde von der untersuchenden Person oder Stelle grundsätzlich nur das Ergebnis der Eignungsuntersuchung und solche Feststellungen anfordern, die die gesundheitliche Eignung beeinträchtigen können (Risikofaktoren). Fordert die Einstellungsbehörde die Übermittlung weiterer personenbezogener Daten an, so hat sie die Gründe hierfür aufzuzeichnen. Sie hat den Bewerber in diesen Fällen zu unterrichten. Die Weiterverarbeitung der übermittelten und gespeicherten Daten ist nur mit schriftlicher Einwilligung des Bewerbers zulässig.

(4) Aus Anlass einer Bewerbung verarbeiteten personenbezogenen Daten sind unverzüglich zu löschen, sobald feststeht, dass ein Dienstverhältnis nicht zustande kommt oder in einem Auswahlverfahren im Rahmen eines bestehenden Dienstverhältnisses die Bewerbung erfolglos bleibt, es sei denn, dass die Betroffenen in die weitere Speicherung schriftlich eingewilligt haben.

(5) Eine Übermittlung von personenbezogenen Daten im Sinne des Absatzes 2 an Personen und Stellen außerhalb des öffentlichen Bereichs ist nur zulässig, wenn die Empfänger ein rechtliches Interesse darlegen oder der Dienstverkehr es erfordert. Die Datenübermittlung an künftige Dienstherren oder Arbeitgeber ist nur mit Einwilligung der Betroffenen zulässig. Abweichend von Satz 1 dürfen Personalaktendaten nur übermittelt werden, wenn die Empfänger ein rechtliches Interesse an der Kenntnis der zu übermittelnden Daten glaubhaft machen und kein Grund zu der Annahme besteht, dass das schutzwürdige Interesse der Betroffenen an der Geheimhaltung überwiegt. Inhalt und Empfänger der Auskunft sind dem Betroffenen schriftlich mitzuteilen.

(6) Werden Daten von Beamten zur Durchführung technischer oder organisatorischer Maßnahmen nach §7 Abs.2 NDSG gespeichert, so dürfen sie nicht zu Zwecken der Verhaltens- oder Leistungskontrolle genutzt werden.                             

Verwaltungsvorschriften zum Niedersächsischen Beamtengesetz:

Zu § 101 Offenheitsgrundsatz, Personalakten

1. Personalaktenbegriff

Über jede Beamtin und jeden Beamten ist eine Personalakte zu führen. Zur Personalakte gehören alle Unterlagen einschließlich der in Dateien gespeicherten, die die Beamtin oder den Beamten betreffen, soweit sie mit ihrem oder seinem Dienstverhältnis in einem unmittelbaren inneren Zusammenhang stehen (Personalaktendaten); andere Unterlagen dürfen in die Personalakte nicht aufgenommen werden. Zu den Vorgängen, die in einem unmittelbaren inneren Zusammenhang mit dem Beamtenverhältnis stehen, gehören nicht nur die Vorgänge, die den Inhalt des Beamtenverhältnisses insgesamt oder einzelne aus ihm fließende Rechte oder Pflichten bestimmen oder verändern, sondern auch die Unterlagen, die die Art und Weise erhellen, in der die jeweilige Entscheidung vorbereitet worden ist, oder die Aufschluß über die Gesichtspunkte und Erwägungen geben, die für die einzelne das Beamtenverhältnis betreffende Maßnahme oder dafür, dass sie unterblieben ist, maßgebend waren. Der unmittelbare innere Zusammenhang fehlt bei Beiträgen und vorbereitenden Stellungnahmen zu Beurteilungen, soweit diese nicht förmlich in die Beurteilung integriert oder mit ihr eröffnet worden sind. Für den erforderlichen unmittelbaren inneren Zusammenhang zwischen dem angefallenen Aktenmaterial und dem konkreten Beamtenverhältnis kommt es entscheidend auf den Zweck an, dem die Vorgänge zu dienen bestimmt sind. Vorgänge gehören dann nicht zur Personalakte, wenn der Zweck, zu welchem die Vorgänge angelegt sind, außerhalb des durch das Beamtenverhältnis begründeten Rechts- und Pflichtenkreises liegt, nämlich wenn diese Vorgänge besonderen, von dem Beamtenverhältnis und der Person der Beamtin oder des Beamten sachlich zu trennenden Zwecken dienen; dies gilt auch dann, wenn das Beamtenverhältnis einer einzelnen Beamtin oder eines einzelnen Beamten zwar berührt wird, diese Berührung aber gegenüber einem außerhalb dessen liegenden prägenden Zweck, zu dem die Vorgänge angelegt sind, zurücktritt.

2. Inhalt

2.1 In die Personalakte sind insbesondere aufzunehmen

a. ein weiterzuführender Personalbogen als formularmäßige Zusammenfassung der Personalakte (soweit die oberste Dienstbehörde nichts anderes bestimmt, ist hierfür der Vordruck Nr.030 000 007 zu verwenden, der von der Bezirksregierung Braunschweig beschafft wird),
b. Bewerbungsschreiben, Lebenslauf, Lichtbild,
c. Personenstandsurkunden und ggf. Nachweis über die Staatsangehörigkeit oder die Rechtsstellung als Deutsche oder Deutscher (vgl. die VV zu §§9 und 10),
d. Nachweise über Vor-, Aus- und Fortbildung einschließlich Prüfungszeugnisse und andere Befähigungsnachweise,
e. Führungszeugnisse, Auskünfte aus dem Bundeszentralregister,
f. Gesundheitszeugnisse, ärztliche Stellungnahme zur gesundheitlichen Eignung für einen bestimmten Dienstposten, Nachweis der Schwerbehinderteneigenschaft,
g. Nachweise über Wehr- und Zivildienst sowie ähnliche Dienste,
h. Unterlagen über Vereidigung, Ernennung, Abordnung, Zuweisung, Versetzung, Umsetzung, Übertragung eines Dienstpostens, Teilzeitbeschäftigung, Ermäßigung der Arbeitszeit, Urlaub,  Dienstjubiläum, Dienstunfälle, Nebentätigkeiten, ehrenamtliche Tätigkeiten, Ehrungen, Belobigungsschreiben,
i. dienstliche Beurteilungen, Dienstzeugnisse,
j. Unterlagen über Erkrankungen,
k. Vorgänge über mit dem Dienstverhältnis zusammenhängende Beschwerden, Behauptungen und Bewertungen, die nicht zu einem Disziplinarverfahren geführt haben, soweit sie sich als begründet oder zutreffend erweisen,
l. abschließende Entscheidungen in Rechtsstreitigkeiten aus dem Dienstverhältnis,
m. Unterlagen über Ermittlungs-, Straf-, Berufsgerichts- und Bußgeldverfahren (soweit ein Bezug zur dienstlichen Tätigkeit besteht) und Maßnahmen der Dienstaufsicht,
n .abschließende Entscheidungen in Regreß- und Schadensersatzverfahren,
o. Disziplinarvorgänge nach Abschluß des Disziplinarverfahrens,
p. Besoldungsvorgänge einschließlich der Vorgänge über Abtretungen, Pfändungen, Verpfändungen, Gehaltsvorschüsse,
q. Unterlagen über Trennungsgeld, Umzugskostenvergütung, Reisekostenvergütung,
r. Beihilfevorgänge,
s. Unterlagen über Unterstützungen und Zuschüsse,
t. Unterlagen über die Entlassung oder die Versetzung in den Ruhestand,
u. Vorgänge über die Versorgung der Beamtin oder des Beamten und ihrer oder seiner Hinterbliebenen,
v. Vorgänge über arbeitsmedizinische Untersuchungen,
w. Abrechnungsunterlagen der freien Heilfürsorge (nur bei Polizeivollzugsbeamtinnen und -beamten und Beamtinnen und Beamten des Feuerwehrdienstes im Einsatzdienst),
x. Eingaben und Gesuche der Beamtin oder des Beamten in persönlichen Angelegenheiten.

2.2 Nicht zu den Personalakten, sondern zu den Sachakten gehören insbesondere

a. die während des Vorbereitungsdienstes gefertigten Übungsarbeiten,
b. Prüfungsakten,
c. Sicherheitsakten,
d. Aufstellungen über Kassenfehlbeträge von Kassenführerinnen und Kassenführern,
e. Kindergeldakten (Sie können mit Besoldungs- und Versorgungsakten verbunden geführt werden, wenn diese von der übrigen Personalakte getrennt sind und von einer von der Personalverwaltung getrennten Organisationseinheit bearbeitet werden.),
f. Vorgänge über die Auswahl bei der Besetzung von Dienstposten (enthält ein solcher Vorgang eine selbständige Beurteilung einer Beamtin oder eines Beamten, ist diese im Wortlaut in der Personalakte zu vermerken),
g. Verfahrensakten, die bei den Personalvertretungen, beim Landespersonalausschuß sowie bei den für die Erteilung von Ausnahmen nach den Laufbahnvorschriften zuständigen Behörden entstehen,
h. Verfahrensakten in Wiedergutmachungsangelegenheiten nach dem Gesetz zur Regelung der Wiedergutmachung nationalsozialistischen Unrechts für Angehörige des öffentlichen Dienstes,
i. Unterbringungsakten nach dem G 131,
j. Akten der oder des Sicherheitsbeauftragten,
k. Akten, in denen Eingaben an den LT bearbeitet werden. 

2.3 Der Beamtin oder dem Beamten ist jede Beurteilung, die zur Personalakte genommen wird, in Urschrift vorzulegen oder abschriftlich zu übersenden; dies ist aktenkundig zu machen.

3. Entfernung von Schriftstücken

3.1 Schriftstücke dürfen aus der Personalakte außer in den gesetzlich bestimmten Fällen (§119 Abs.1 NDO, §101 Abs.3 bis 5) nur entfernt werden, wenn sie irrtümlich oder zu Unrecht zur Personalakte genommen worden sind. An Stelle der aus diesem Grund entfernten Schriftstücke ist ein Vermerk zur Personalakte zu nehmen, aus dem sich der Grund der Entfernung und der Verbleib der Schriftstücke ergeben.

3.2 Anträge nach §101 Abs. 3 sind schriftlich unter Angabe der Seitenzahl zu stellen und auf einem besonderen Blatt zu begründen. In der Entscheidung über den Antrag sind lediglich die Seitenzahlen derjenigen Vorgänge zu erwähnen, die auf den Antrag der Beamtin oder des Beamten vernichtet worden sind. Antrag und Entscheidung sind zur Personalakte zu nehmen; die Begründung des Antrages ist zu vernichten. Wird dem Antrag nur teilweise entsprochen, sind die zu beseitigenden Aktenteile zu vernichten oder, soweit sie von den zu belassenden Aktenteilen nicht getrennt werden können, unleserlich zu machen. In diesem Fall darf die Beseitigung nur erfolgen, wenn und soweit die Antragstellerin oder der Antragsteller gegen den Bescheid keinen Rechtsbehelf eingelegt hat oder über den Rechtsbehelf rechtskräftig entschieden ist; der Ablauf der Rechtsbehelfsfrist bzw. die Rechtskraft der Entscheidung und das Datum der teilweisen Beseitigung sind aktenkundig zu machen.

3.3 Anträge nach §101 Abs.4 sind schriftlich unter Angabe der Seitenzahl zu stellen und schriftlich zu beantworten. Antrag und Entwurf der Beantwortung sind zur Personalakte zu nehmen. In dem Antwortschreiben sind lediglich die Seitenzahlen der vernichteten Schriftstücke zu erwähnen.

3.4 Wegen der Anwendung des §101 Abs.5 wird auf die TilgVO vom 26.9.1974 (Nds.GVBl. S.428) verwiesen.

4. Gliederung (Grundakte, Teil- und Nebenakten)

4.1 Die Personalakte ist in Grundakte und Teilakten aufzugliedern.

4.2 Die Grundakte enthält alle Personalvorgänge über die Beamtin oder den Beamten, soweit sie nicht zum Inhalt der Teilakten gehören.

4.3 Teilakten sind anzulegen für Vorgänge über

a. Disziplinarverfahren und mißbilligende Äußerungen einer oder eines Dienstvorgesetzten,
b. strafrechtliche Ermittlungsverfahren und strafgerichtliche Entscheidungen,
c. Verfahren nach dem Gesetz über Ordnungswidrigkeiten,
d. berufsgerichtliche Verfahren,
e. Besoldung,
f. Versorgung,
g. Gehaltsvorschüsse, Abtretungen, Pfändungen, Verpfändungen, Trennungsgeld, Umzugskostenvergütung (die Vorgänge können getrennt oder zusammengefaßt, ggf. auch mit den unter dem Buchstaben e oder f genannten Vorgängen, als Teilakten angelegt werden),
h. Beihilfen,
i. Abrechnungsunterlagen der freien Heilfürsorge;

sie sind ferner für sonstige ihrem Inhalt nach zur Personalakte gehörende Vorgänge (s. Nr.1) anzulegen, die bei einer anderen als der die Grundakte fahrenden Stelle anfallen. Für jedes Verfahren (Satz 1 Halbsatz 1 Buchst. a bis d) sind getrennte Teilakten anzulegen. Bei Vorgängen, die der Tilgung unterliegen (§119 NDO, §101 Abs.5), ist §2 Abs.1 und 2 TilgVO zu beachten.

4.4 Weitere Teilakten können angelegt werden z. B. für Vorgänge über

a. Vorbereitungsdienst,
b. dienstliche Beurteilungen,
c. Urlaub,
d. Erkrankungen,
e. Nebentätigkeiten,
f. Dienstunfälle.
 
4.5 Nebenakten dürfen nur geführt werden, wenn die personalverwaltende Behörde nicht zugleich Beschäftigungsbehörde ist oder wenn mehrere personalverwaltende Behörden für die Beamtin oder den Beamten zuständig sind; sie dürfen nur solche Unterlagen enthalten, deren Kenntnis zur rechtmäßigen Aufgabenerledigung der betreffenden Behörde erforderlich ist.

4.6 Die die Grundakte führende Stelle ist über die Anlegung von Teil- und Nebenakten zu unterrichten. Der Grundakte ist ein Verzeichnis aller Teil- und Nebenakten vorzuheften. Das Verzeichnis muß die Bezeichnung der einzelnen Teil- und Nebenakten und die Angabe der aktenführenden Stelle enthalten. Es ist neu anzulegen, wenn eine Teilakte wegen Tilgung des Vorgangs vernichtet wird; das alte Verzeichnis ist ebenfalls zu vernichten.

4.7 Die Beschriftung der Personalakte soll folgende Angaben enthalten:

Personalakte

- Grundakte -
- Teilakte .................................................................................
(z. B. Besoldung)

der/des

..................................................................................................
(Amts-, Dienstbezeichnung)

..................................................................................................
(Name, Vorname, Geburtsdatum)

Empfänger-Nr.:.....................................
Band:............................................. begonnen am: ...........................................

Hinweis auf weitere Bände:
.........................................,  geschlossen am:...............................
aufzubewahren bis:..........................


4.8 Die zur Personalakte gehörenden Schriftstücke sind in zeitlicher Reihenfolge zu ordnen und fortlaufend und dauerhaft zu numerieren.

5. Zuständigkeit, Abgabe, Aufbewahrung

5.1 Die Grundakte und die in Nr.4.3 Satz 1 Buchst. a bis d bezeichneten Teilakten werden bei der oder dem unmittelbaren Dienstvorgesetzten, die übrigen Teilakten jeweils bei der Stelle geführt, die für die Angelegenheit zuständig ist, in der die Vorgänge entstanden sind, die die Teilakte bilden. Die oberste Dienstbehörde kann abweichende Regelungen treffen.

5.2 Wird die Beamtin oder der Beamte an eine andere Behörde der Landesverwaltung abgeordnet, so kann die Personalakte dieser Behörde auf Anforderung vorübergehend überlassen werden. Wird die Beamtin oder der Beamte an eine andere Behörde der Landesverwaltung versetzt, so ist die Personalakte abzugeben. Dies gilt nicht, soweit die Personalakte bei einer gemeinsam übergeordneten oder zentralen Stelle geführt wird.

5.3 Wird die Beamtin oder der Beamte zu einem anderen Dienstherrn abgeordnet oder versetzt oder begründet sie oder er zu einem anderen Dienstherrn ein neues Beamtenverhältnis, kann die Personalakte auf Anforderung mit Einwilligung der Beamtin oder des Beamten dem anderen Dienstherrn vorübergehend überlassen oder an ihn abgegeben werden, soweit sie nicht zahlungsbegründende Unterlagen enthält. Zahlungsbegründende Unterlagen dürfen einem anderen Dienstherrn nur vorübergehend überlassen werden. Absatz 1 gilt für sonstige Datenübermittlungen (z.B. Auskünfte) entsprechend.

5.4 Nach Beendigung des Beamtenverhältnisses ist die Personalakte (Grundakte und Teilakten) bei derjenigen Stelle aufzubewahren, die die Grundakte zuletzt geführt hat. Die Teilakte "Versorgung" wird beim NLVWA - Beamtenversorgung - aufbewahrt. Wird eine frühere Beamtin oder ein früherer Beamter erneut in ein Beamtenverhältnis zum Land berufen, ist die bisherige Personalakte - ausgenommen die Teilakte "Versorgung" - auf Anforderung an die zuständige neue aktenführende Stelle abzugeben.

6. Vertraulichkeit

6.1 Personalakten sind vertraulich zu behandeln. Die mit ihrer Bearbeitung und Verwahrung beauftragten Bediensteten sind auf ihre Verschwiegenheitspflicht besonders hinzuweisen.

6.2 Personalakten sind so aufzubewahren, dass kein Unbefugter Einblick erlangen kann.

6.3 Beihilfevorgänge und Abrechnungsunterlagen der freien Heilfürsorge und Heilverfahren sind von der Grundakte und den übrigen Teilakten getrennt aufzubewahren.

6.4 Ärztliche Gutachten über den körperlichen oder geistig-seelischen Gesundheitszustand der Beamtin oder des Beamten sowie Führungszeugnisse und unbeschränkte Auskünfte aus dem Bundeszentralregister sind in verschlossenem Umschlag aufzubewahren. Dieser darf außer bei einer Einsichtnahme durch die Beamtin oder den Beamten oder von diesen Beauftragten nur geöffnet werden, wenn eine Personalangelegenheit die Einsichtnahme erfordert; Anlass und Datum der Einsichtnahme sind auf dem Umschlag zu vermerken.

6.5 Die Personalakte darf - auch innerhalb der Behörde - nur verschlossen versandt werden.

7. Einsichtnahme

7.1 Der Antrag auf Einsicht in die Personalakte ist an die Behörde zu richten, bei der die Personalakte geführt wird.

7.2 Dem Antrag der Beamtin oder des Beamten, einer oder einem von ihr oder ihm Bevollmächtigten Einsicht in die Personalakte zu gewähren, ist grundsätzlich zu entsprechen. Die Häufigkeit der Inanspruchnahme des Einsichtsrechts ist lediglich unter dem Aspekt des Mißbrauchs beschränkt.

7.3 Die Personalakte ist bei der Behörde einzusehen, bei der sie geführt wird. Liegen besondere Gründe vor, so kann die oder der Dienstvorgesetzte die Einsicht bei einer anderen Behörde gestatten.

7.4 Die Personalakte ist bei der Behörde unter Aufsicht während der Dienststunden einzusehen.

7.5 Von der Einsichtnahme sind ärztliche Zeugnisse und Gutachten nicht ausgeschlossen. Soweit zu befürchten ist, dass eine solche Einsichtnahme der Beamtin oder dem Beamten Nachteile an der Gesundheit zufügen würde, soll der Inhalt der ärztlichen Zeugnisse und Gutachten möglichst durch im Landesdienst stehende Ärztinnen oder Ärzte vermittelt werden. Müssen andere Ärztinnen oder Ärzte in Anspruch genommen werden, trägt das Land die notwendigen Kosten. Nr.2.6 Satz3 zu §8 ist entsprechend anzuwenden.

7.6 Bei der Einsichtnahme ist der Beamtin oder dem Beamten oder einer oder einem Bevollmächtigten eine Aufzeichnung über den Inhalt der Akte oder die Anfertigung von Abschriften einzelner Schriftstücke zu gestatten. Auf Antrag können der Beamtin oder dem Beamten oder der oder dem Bevollmächtigten Abschriften oder Ablichtungen einzelner Schriftstücke gegen Kostenerstattung überlassen werden.

7.7 Aktenvermerke über die Einsichtnahme durch die Beamtin oder den Beamten oder Bevollmächtigte haben zu unterbleiben. Schriftliche Anträge sind zu vernichten.

7.8 Die Beamtin oder der Beamte darf von der Kenntnis, die sie oder er durch die Einsicht in die Personalakte erlangt, nur insoweit Gebrauch machen, als es zur Wahrung berechtigter Belange notwendig ist. Dies gilt sinngemäß auch für eine Beamtin oder einen Beamten, die oder der auf Grund einer Vollmacht Einsicht in die Personalakte einer anderen Beamtin oder eines anderen Beamten erlangt. Die Sätze 1 und 2 gelten nicht für eigene personenbezogene Daten der Beamtin oder des Beamten; hiervon unberührt bleibt die Schweigepflicht nach §68. Bei Verstößen ist zu prüfen, ob Disziplinarmaßnahmen angebracht sind.

7.9 Besondere Kosten (z.B. Reisekosten), die durch die Einsichtnahme entstehen, werden nicht erstattet. Die Kostenregelung in Nr. 7.5 bleibt unberührt.

8. Zugangsberechtigung

8.1 Zugang zur Personalakte dürfen nur Beschäftigte haben, die im Rahmen der Personalverwaltung oder der Festsetzung und Regelung von Versorgungsbezügen mit der Bearbeitung von Personal- oder Versorgungsangelegenheiten beauftragt sind, und nur, soweit dies zu Zwecken der Personalverwaltung, Personalwirtschaft oder der Bearbeitung von Versorgungsangelegenheiten erforderlich ist. Beihilfevorgänge und Abrechnungsunterlagen der Heilfürsorge und Heilverfahren sollen in einer von der übrigen Personalverwaltung getrennten Organisationseinheit bearbeitet werden; Zugang dürfen nur die mit der Bearbeitung dieser Vorgänge betrauten Beschäftigten haben.

8.2.1 Ohne Einwilligung der Beamtin oder des Beamten ist es zulässig, die Personalakte für Zwecke der Personalverwaltung, der Personalwirtschaft oder der Festsetzung und Regelung von Versorgungsbezügen der obersten Dienstbehörde oder einer im Rahmen der Dienst- oder Fachaufsicht weisungsbefugten Behörde vorzulegen, wenn die Aufgabenerfüllung es erfordert.

8.2.2 Ohne Einwilligung der Beamtin oder des Beamten ist die Personalakte ferner im erforderlichen Umfang zur Verfügung zu stellen

a. Parlamentarischen Untersuchungsausschüssen auf Anforderung unter Beachtung der vom BVerfG aufgestellten Grundsätze (zuletzt E 77 S.1 bis 47),
b. Disziplinargerichten und anderen Gerichten sowie Staatsanwaltschaften auf Anforderung,
c. dem LRH gemäß §95 LHO und den Vorprüfungsstellen gemäß §100 Abs.2 LHO,
d. dem Landespersonalausschuß gemäß §121 Abs.2,
e. dem MI und dem MF für Entscheidungen über Anträge auf Zulassung von Ausnahmen nach dem Laufbahnrecht.

Die Einsichtnahme in die Personalakte durch die Personalvertretung richtet sich nach §67 Abs.2 Nds.PersVG.

8.2.3.1 Bei Ersuchen an die Gesundheitsämter um amtsärztliche Zeugnisse oder Gutachten sind in der Regel nur die Vorgänge über Erkrankungen beizufügen, sofern nicht nach den Umständen des Einzelfalles die Übersendung weiterer Teile der Personalakte geboten ist. Vor Übersendung der Unterlagen ist hierzu die Einwilligung der Beamtin oder des Beamten einzuholen. Wird die Einwilligung nicht erteilt, darf der Amtsärztin oder dem Amtsarzt die Personalakte nur zugänglich gemacht werden, soweit sie oder er die Einsichtnahme für die Erledigung des Auftrages im Einvernehmen mit der für die beamtenrechtliche Entscheidung zuständigen Behörde für unverzichtbar hält.

8.2.3.2 Im übrigen darf die Personalakte Behörden im Rahmen der Amtshilfe nach §5 VwVfG nur mit Einwilligung der Beamtin oder des Beamten zugänglich gemacht werden. Dabei ist zu prüfen, ob die Überlassung eines Teils der Personalakte ausreicht oder ob eine Auskunft oder Abschriften aus der Personalakte genügen.

8.2.3.3 Dritten dürfen Auskünfte, beschränkt auf den jeweils erforderlichen Umfang, nur erteilt werden, wenn diese ein rechtliches Interesse darlegen oder der Dienstverkehr es erfordert. Auskünfte sind trotz Einwilligung nicht zu erteilen, wenn schwerwiegendere dienstliche Gründe entgegenstehen. Inhalt und Empfängerin oder Empfänger der Auskunft sind der Beamtin oder dem Beamten schriftlich mitzuteilen.

8.3 Unterlagen über Beihilfen dürfen für andere Zwecke nur verwendet oder weitergegeben werden, wenn die oder der Berechtigte und die oder der ggf. bei der Beihilfegewährung berücksichtigte Angehörige im Einzelfall einwilligen, die Einleitung oder Durchführung eines im Zusammenhang mit einem Beihilfeantrag stehenden behördlichen oder gerichtlichen Verfahrens dies erfordert oder soweit es zur Abwehr einer schwerwiegenden Beeinträchtigung der Rechte einer anderen Person erforderlich ist. Die Beamtin oder der Beamte ist über eine Verwendung von Beihilfeunterlagen nach Satz 1 zu unterrichten. Für den Bereich der freien Heilfürsorge und Heilverfahren sind die vorstehenden Regelungen sinngemäß anzuwenden.

8.4 Aktenkundig zu machen sind

a. die Einwilligung der Beamtin oder des Beamten in die Übersendung der Personalakte oder in die Auskunftserteilung,
b. die Versagung der Einwilligung,
c. die Übersendung der Personalakte und die Auskunftserteilung unter Angabe des Adressaten, der übersandten Teile der Personalakte und des Inhalts der Auskunft.

9. Aufbewahrungsfristen

9.1 Personalakten sind nach ihrem Abschluß von der personalaktenführenden Behörde fünf Jahre aufzubewahren. Personalakten sind abgeschlossen,

a. wenn die Beamtin oder der Beamte ohne Versorgungsansprüche aus dem öffentlichen Dienst ausgeschieden ist, mit Ablauf des Jahres der Vollendung des 65.Lebensjahres, in den Fällen des §43 und des §11 NDO jedoch erst, wenn mögliche Versorgungsempfängerinnen oder Versorgungsempfänger nicht mehr vorhanden sind,
b. wenn die Beamtin oder der Beamte oder die Ruhestandsbeamtin oder der Ruhestandsbeamte ohne versorgungsberechtigte Hinterbliebene verstorben ist, mit Ablauf des Todesjahres,
c. wenn nach der verstorbenen Beamtin oder dem verstorbenen Beamten oder der verstorbenen Ruhestandsbeamtin oder dem verstorbenen Ruhestandsbeamten versorgungsberechtigte Hinterbliebene vorhanden sind, mit Ablauf des Jahres, in dem die letzte Versorgungsverpflichtung entfallen ist. Kannleistungen sind bei der Feststellung der Versorgungsberechtigung zu berücksichtigen.

Das NLVwA - Beamtenversorgung - teilt der Stelle, die die Grundakte führt, die Abschlußzeitpunkte nach Satz 2 Buchst. b und c spätestens im Zusammenhang mit der Archivierung der Versorgungsakte mit.

9.2 Unterlagen über Beihilfen, Heilfürsorge, Heilverfahren, Unterstützungen, Erholungsurlaub, Erkrankungen, Trennungsgeld, Umzugskosten- und Reisekostenvergütungen sind fünf Jahre nach Ablauf des Jahres, in dem die Bearbeitung des einzelnen Vorgangs abgeschlossen wurde, aufzubewahren.

9.3 Versorgungsakten sind zehn Jahre nach Ablauf des Jahres, in dem die letzte Versorgungszahlung geleistet worden ist, aufzubewahren; besteht die Möglichkeit eines Wiederauflebens des Anspruchs, sind die Akten 30 Jahre aufzubewahren.

9.4 Die Personalakten werden nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist vernichtet, sofern sie nicht vom Bundesarchiv oder von einem Landesarchiv übernommen werden.

Nebenakten sind zu vernichten, sobald sie nicht mehr benötigt werden. Dies ist spätestens mit dem Ausscheiden der Beamtin oder des Beamten aus dem aktiven Dienst der Fall.

10. Sonderregelungen

Sonderregelungen über die Führung von Personalakten für bestimmte Beamtengruppen bleiben unberührt.


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